Organização: sinônimo de lucro ou ocupação de quem não tem nada para fazer?

Quem já viveu um pouco mais certamente se lembra de colegas, chefes ou diretores que mantinham, por hábito, mesas com grandes pilhas de papéis. Esta prática dava a impressão de importância, de muita ocupação e excesso de responsabilidades.  Conseguir um tempo para discutir qualquer assunto com uma pessoa dessas era quase impossível, pois estava sempre assoberbado de trabalho que se acumulava sobre a mesa a olhos vistos.

Aqueles que sempre deixam as mesas e arquivos organizados parecem nada ter para fazer, e acabam recebendo mais e mais trabalho para ocuparem-se o dia todo. Aos poucos, observou-se que o rendimento das pessoas organizadas é maior e emprega menor esforço, exatamente como Taylor (1856/1915), considerado o pai da administração científica, pregava. Segundo ele, as tarefas devem ser realizadas de modo mais inteligente e com a máxima economia de esforço.

Quando a prática da mesa cheia é de um “colaborador raso”, todos ficam à vontade para criticá-lo, mas se isso ocorre com o chefe ou o empresário fica mais difícil chamar a atenção, mas é evidente que tal desorganização atrapalha o bom desenvolvimento do trabalho.

A organização não deve parar apenas na mesa, mas no arquivo, no computador, na agenda e em tudo que envolve a nossa vida. É preciso dividir as tarefas do dia em urgente, importante e o que é pura pressão de alguém, mas sem importância. Organizar os arquivos digitais é de suma importância para ganhar rapidez no momento de procurá-los, e criar uma estrutura de cópia de segurança é fundamental. Quem não conhece pessoas que perderam informações importantes devido à queima ou roubo do computador?

Adote um sistema de gestão eficaz que permita medir o tempo despendido em cada tarefa e estude aquelas que tomam tempo demasiado para racionalizá-las. Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, afirmava que não se gerencia o que não se pode medir.

Especialmente nas empresas prestadoras de serviços de contabilidade, a organização é fundamental para atrair o cliente e oferecer serviços com qualidade, rapidez e com preços justos. O cliente não está disposto a remunerar mais pela falta de organização que exige tempo maior na execução das tarefas.

Um trabalhador normal está disponível para a empresa em torno de 190 horas mensais. Deduzidas as faltas, treinamentos, reuniões, lanches e outras paradas, descobre-se que dificilmente as horas mensais vendidas são superiores a 140. Horas vendidas são aquelas disponibilizadas para executar serviços “produto final” ou diretamente para o cliente.

Apure o valor da hora vendida somando salário, encargos sociais e benefícios. Aproprie os gastos fixos da empresa e encontre o custo da hora do colaborador. Agora controle o tempo desperdiçado em função da desorganização e descubra quanto dinheiro a empresa está jogando no lixo.

A organização não é ocupação de quem não tem nada para fazer. Conheço empresas que estão com muita ociosidade e o desastre organizacional é grande. O lucro se busca nas pequenas ações organizadas em que o tempo não é desperdiçado. Busque pessoas que trabalham de forma sistematizada, que deixam na sua mesa apenas os documentos dos serviços que estão sendo executados e faça disso um princípio da sua empresa para ganhar muito tempo e aumentar o lucro.