As dez dicas para aumentar a eficiência da equipe

O todo de uma organização é, de fato, igual a soma de suas partes, como se diz, relembra o blog da Escola de Negócios da Universidade de Harvard, para recomendar a leitura de um artigo do professor Jacques Horovitz. Nesse artigo, Horovitz, professor emérito de estratégia, marketing e administração da IMD, uma escola para executivos, afirma: "Para levar uma organização à frente, é preciso mais do que uma estratégia bem formulada e um bom processo de implementação. É necessário que cada ‘executivo’, individualmente, faça o seu trabalho". 

Para o professor, "a execução bem-sucedida, em nível organizacional, depende quase que inteiramente que cada membro da equipe cumpra a sua parte de forma pontual e eficiente". Melhorar o desempenho de cada uma das partes, em benefício do todo, é possível, diz o blog. As dez regras sugeridas pelo professor Horovitz ajudam a concretizar esse objetivo. E podem ser bastante úteis para a gestão de escritórios de advocacia e qualquer empreendimento. Conheça as regras para garantir a execução do trabalho: 

1. Se não estiver na agenda, não vai acontecer — Utilize uma espécie de agenda (ou pauta), compartilhada por toda a equipe, para se estabelecer claramente o que cada um está fazendo e os prazos (deadlines) para cada um cumprir sua tarefa (ou projeto). A agenda, normalmente baseada na Web, deve ter uma descrição sumária do trabalho (como uma pauta), datas e ser atualizada conforme o trabalho progride. A descrição do progresso do trabalho pode ajudar a forçar o cumprimento da tarefa (ou do projeto). A agenda deve ser adaptada para cada tipo de organização. Dependendo da organização, indivíduos podem notificar colegas ou superiores que precisam falar com eles, dentro de um tempo estabelecido. 

2. Concentre-se na execução do projeto — Projetos grandes devem ser divididos em etapas (ou subprojetos). Eles podem ser executados em menos tempo, informam a conclusão de etapas e criam um senso de progresso. Uma pessoa encarregada de supervisionar os membros da equipe certifica-se, periodicamente, de que as etapas estão sendo vencidas. Não permita que dificuldades se transformem em barreiras intransponíveis, que levam ao abandono do projeto. 

 3. Projeto sem responsável não vai adiante — Uma grande ideia não passa de uma coisa frágil. Mesmo as melhores ideias morrem, se alguém não assume a responsabilidade de colocá-las em ação. O responsável pelo projeto deve ter prazos, recursos, autonomia e talento para cumpri-lo a tempo.

4. Priorize, priorize, priorize — Poucas pessoas podem se dar ao luxo de ter todo o tempo do mundo para executar uma tarefa (ou projeto). Muitos de nós passamos nossos dias definindo prioridades e escolhendo entre opções. A chave para uma execução bem-sucedida é escolher as tarefas importantes — aquelas que vão causar o maior impacto na concretização de nossos objetivos — em vez daquelas que parecem urgentes, mas que podem esperar sua vez. A outra ferramenta importante aqui é delegação. Se você não tiver de cumprir uma tarefa pessoalmente, delegue-a a outra pessoa. 

5. Inicie, para ganhar tempo — A iniciação de um projeto não é mais do que começar a usar os recursos disponíveis para disparar o processo, mesmo que você não irá ter o tempo, de imediato, para se envolver com ele como queria. Ao iniciar um projeto, outros membros da equipe podem começar a trabalhar nele. Por exemplo, podem começar a buscar e analisar dados relevantes. Assim, quando você estiver pronto para embarcar no projeto, não vai começar da estaca zero, passando a distribuir trabalhos preliminares. 

6. Não faça alardes sobre o projeto — Não fique falando sobre a tarefa ou projeto que está executando. Trabalhe em silêncio. Deixa para anunciá-lo ao mundo, quando houver sucesso comprovado para relatar. Ficar alardeando o que você pretende realizar apenas aumenta as expectativas das pessoas. Quando os resultados anunciados não forem obtidos, isso só vai criar frustração e vai danificar a confiança que as pessoas têm em seu trabalho. Em vez disso, foque-se em suas ações e na execução da tarefa (ou projeto), até concretizá-lo. O trabalho pronto vale mais do que muitas palavras. 

7. Questione tudo — Poucas pessoas fazem perguntas, suficientemente, a si mesmas e aos outros. Perguntas constituem uma maneira valiosa de avaliar a situação, analisar opções e evitar erros. Assim, você não deve fazer suposições. Faça perguntas. Você está na direção certa? Há outras opções? Há algum especialista que possa me dizer como isso foi feito antes? Existe alguém que pode me dizer como isso funcionou com ele(a)? E lembre-se: fazer perguntas não é o suficiente. Você deve se dispor a ouvir as respostas, de forma aberta, e aceitar a possibilidade de que pode ter de mudar os rumos para chegar aos resultados pretendidos. 

8. Quando estiver em dúvida, decida — A realidade é, muitas vezes, nebulosa. Frequentemente, não há um caminho que seja mais claro que os outros, não importa o quanto analisamos, cuidadosamente, os prós e contras. Um teste — ou uma tentativa — é uma maneira simples de avaliar se uma ideia funciona ou não. Mas nem sempre isso é possível. Nesse caso, uma decisão corajosa é a única opção. Determinação é melhor do que procrastinação. A ação traz aprendizado. O aprendizado pode levar a melhores decisões, na sequência do projeto. E também energiza outros membros da equipe, por mostrar-lhes que a ação é melhor do que sentar e esperar. 

9. Crie novas rotinas — Gastamos a maior parte de nosso tempo tratando de problemas do dia a dia, e seguindo as rotinas diárias, sem questioná-las. Entretanto, quando precisamos traçar um plano de ação diferente, as velhas rotinas nos impedem de nos afastar do passado. A mudança das rotinas faz com que coisas novas aconteçam. 

10. Saiba qual é sua segunda melhor solução — Em qualquer organização, os recursos humanos são inestimáveis. Mas a vida traz surpresas. Um membro essencial de sua equipe pode sair e você deve estar preparado para essa situação. Deve sempre ter um plano de sucessão porque, do contrário, haverá problemas para continuar desenvolvendo o projeto. Entretanto, conforme o projeto vai em frente, torna-se claro que diversas pessoas podem assumir a responsabilidade de tocá-lo, a qualquer tempo. O que é melhor? Mudar o projeto ou a pessoa encarregada dele? Para todos os aspectos do projeto, você deve ter uma segunda solução, caso alguma coisa saia do curso. 

Quando se mede o sucesso de uma empresa, a referência é, normalmente, os resultados financeiros obtidos ou o seu crescimento. No entanto, nada disso será conseguido sem o desempenho eficaz de cada membro da equipe. Seguindo essas dez regras, você pode assegurar que suas melhores mentes irão fazer o melhor que podem.