Quando é Chegada a Hora de se Organizar

Por algum motivo o presidente daquela empresa entendeu que aquele era o momento de procurar um consultor para ajudar a resolver os problemas da organização, que na opinião dele eram apenas uns probleminhas, "coisas de falta de comunicação com o pessoal lá de São Paulo, sabe?" Claro que sabia, até porque é sempre assim na visão de quem está lá em cima. No entanto, diálogo com o coordenador foi mais produtivo. Cansado de ver os problemas se repetirem e animado com a possibilidade de resolve-los de vez, ele não se fez de rogado e contou um problema acontecido com um determinado pedido, que serviria de base para eu ter uma idéia geral da organização, no qual o cliente solicitava 150 toneladas de chapa naval AH36.

"Nós temos a sede e mais duas filiais em São Paulo e Minas, como estas peças estavam na filial de São Paulo, foi solicitada a separação dos volumes e dos certificados para uma pré-verificação das características mecânicas e composição química, que são parte das especificações do cliente. A previsão para isto era de dois dias, pois dava um total de 59 chapas e cada uma media 1,2 x 2,44 metros, com espessura de 12,50 mm. A operação acabou levando quatro dias, o dobro do previsto, e a explicação passada foi que o estoque é muito grande e as chapas estavam empilhadas e misturadas com outras, sem um ordenamento lógico, e foi necessário deslocar 300 toneladas de outras chapas que estavam por cima.

Ainda para atender as especificações do cliente foi solicitado que determinada empresa classificadora mandasse um inspetor para sinetar as chapas, o qual confirmou a presença no local em dois dias, conforme um valor de diária combinado. No dia marcado o inspetor compareceu mas não foi atendido porque estavam descarregando material importado, e ele foi embora depois de ficar seis horas esperando uma chance de começar a trabalhar. Mas a sua diária foi paga. Foi pedido mais uma vez a presença do inspetor no local para dali a dois dias. Quando pôde começar a trabalhar, o inspetor só conseguiu sinetar três chapas num dia inteiro de trabalho, das dezessete previstas, porque as duas pontes rolantes deram problemas e as chapas que deveriam estar separadas em uma única pilha estavam espalhadas. E o inspetor foi embora recebendo mais uma diária. No dia seguinte a filial comunicou à matriz a não conclusão da etapa de sinetagem das chapas. Foi então comunicado ao presidente da empresa, e não ao diretor, que ordenou que o atendimento do inspetor fosse priorizado e que se remarcasse com o mesmo a retomada dos trabalhos. Cinco dias depois o trabalho de sinetagem foi concluído. Nesta fase dos testes, duas amostras, chamadas de corpo de prova, deveriam ser enviadas para laboratório, para testes que obrigatoriamente deveriam ser acompanhados pelo mesmo inspetor. Erradamente só foram enviadas dois dias depois para o laboratório, o qual precisava de três dias para emitir o certificado. Em seguida o inspetor testemunhou os testes e dois corpos de prova foram reprovados, equivalendo a vinte e quatro chapas da mesma corrida.

Depois de três dias o certificado foi emitido e o cliente, cuja obra ficava em Recife, manda a carreta para pegar as trinta e cinco chapas aprovadas. No ato da retirada, no entanto, constatou-se que duas chapas daquele lote foram erroneamente vendidas para outro cliente, porque não estavam em pilhas agrupadas. Iniciou-se então um novo processo de separação para as vinte e quatro chapas faltantes e mais as duas que foram erroneamente vendidas. O prazo de entrega já espirara e o depto de compras do cliente cobrava o material o dia inteiro. Solicitou-se novos vinte e seis volumes para análise de composição química e propriedades mecânicas, e constatou-se que nenhuma delas atendia às propriedades mecânicas, nem os limites mínimos para a classificação AH36. Foi então solicitada à filial mineira, mais chapas para análise, as quais em seguida foram pré-aprovadas, sendo transferidas para a filial paulista dois dias depois. Na ocasião solicitou a presença do inspetor para a sinetagem e retirada do corpo de prova deste novo lote. O inspetor só confirmou presença para cinco dias depois, quando então fez a sinetagem e o acompanhamento da retirada dos corpos de prova, os quais foram encaminhados para o laboratório dois dias depois. A partir daí foi agendada a presença novamente do inspetor no laboratório para acompanhamento dos testes. Naquela data os corpos de prova foram aprovados, e os certificados foram emitidos quatro dias depois".

O coordenador tomou um copo de água antes de continuar seu relato. "Solicitamos então ao cliente que mandasse a carreta para retirar o saldo das vinte e seis chapas. Entretanto quando estavam carregando verificou-se que, mais uma vez, duas chapas sinetadas tinham sido erroneamente vendidas para outro cliente. O gerente da filial paulista telefonou para o vendedor na matriz para avisar do problema e o mesmo sugeriu que, se tivesse mais duas chapas de uma corrida aprovada, estas poderiam ser carregadas e depois o inspetor as sinetaria na obra, visto que o mesmo iria mesmo lá para outras inspeções. Foi então colocadas mais duas chapas para recompor a quantidade. No dia seguinte o vendedor telefonou para o gerente daquela filial para solicitar o número dos volumes, números esses que vêm gravado na chapa da usina, das chapas que complementaram o lote. Contudo, ao ser informado destes números constatou, em pânico, que erroneamente foram enviadas as duas chapas reprovadas. Três dias depois o depto de qualidade do cliente telefonou irado, gerou um relatório de não-conformidade e solicitou a imediata substituição das duas chapas.

Neste caso, só haviam duas alternativas: refazer todo o processo para duas chapas, ou procurar duas chapas da mesma corrida para fazer a substituição. Depois de quatro dias de busca incessante foram achadas mais duas chapas de corridas já aprovadas na filial mineira e enviadas para a filial paulista dois dias depois. Foi solicitado então à entidade certificadora a presença do inspetor para, mais uma vez, sinetar as duas chapas restantes, processo que durou cinco dias, e os certificados foram enviados seis dias depois. Os custos de envio destas duas chapas restantes ficaram por nossa conta porque o cliente se recusou terminantemente a pagar novo frete e não quer mais saber de conversa com a gente.

Bem... este é só um dos problemas. O senhor acha que tem como organizar isto para fazer funcionar?"

Claro que depois de algumas semanas de trabalho as coisas começaram a clarear e os absurdos deixaram de acontecer, mas quando é atingido o limite da bagunça, é hora de começar a organizar.